Si consideramos a la empresa como un sistema abierto, podremos descomponerla en una serie de subsistemas interrelacionados entre sí, entre los que se encuentran el Subsistema de Administración, considerado como un proceso global de toma de decisiones desarrollado en las fases de planificación, organización y control, y el Subsistema de Información, como sistema integrado productor de información para asistir a los Recursos Humanos en las funciones de gestión, ejecución y toma de decisiones.

La relación existente entre ambos subsistemas es que el segundo proporciona información que sirve de apoyo a la toma de decisiones que se lleva a cabo en el primero.

En este contexto, podemos decir que la Decisión es un acto volitivo de elección entre varias alternativas posibles y diferentes. Para llevar a cabo dicha elección, el sujeto decisor demandará información sobre esas posibles alternativas, transformando, a continuación, la decisión en acción, entendida ésta, en un sentido amplio, como el hacer o no hacer.

Este triángulo información - decisión - acción, no tiene un carácter estático, sino dinámico, ya que el sujeto al tomar una decisión se ve obligado a ejercer un control sobre la ejecución de la decisión. Control que, a su vez, podrá generar nueva información que servirá para determinar el grado de bondad de la decisión originaria, lo que podrá provocar, a su vez, la toma de una nueva decisión que lleve consigo una nueva acción, y así sucesivamente. Se entra, pues, en un proceso de retroalimentación.

Así pues, la información es un recurso más del que debe disponer la empresa para el logro de sus objetivos y que, como tal, tiene un coste de obtención y debe ser administrado obligando a seleccionar que tipo de información es el que interesa. Además, la información tendrá valor si contribuye a reducir la incertidumbre, es susceptible de afectar a la decisión y contribuye a modificar las consecuencias de dicha decisión. Para ello, es necesario que el Subsistema de información la proporcione de forma clara, concreta, precisa y concisa, con oportunidad en tiempo y espacio y en cantidad, calidad y estructura adecuadas. Es preciso señalar que todo ello no es posible, en la mayoría de los casos, sin un fuerte apoyo de recursos tanto humanos como informáticos debido a la gran cantidad y complejidad de datos a recopilar y tratar para que sean fuente de información.

En el ámbito económico, hay que recordar que toda actividad económica se desarrolla a través de un proceso productivo o de generación de bienes y servicios, para ser intercambiados en función de unas preferencias subjetivas de los sujetos demandantes de esos bienes y servicios. Es en este proceso de elección donde se va a demandar una información de tipo económico que podemos clasificar en dos grandes grupos con unas características que son comunes a toda información, ya mencionadas anteriormente, pero otras que son diferenciadoras en cuanto al carácter, usuarios y requisitos formales y/o legales que debe reunir la información.

En un primer grupo, nos encontramos con una Información Interna o de Gestión que, es de uso reservado para usuarios con poder de decisión sobre la actividad de la empresa y para responsables en distintos niveles de la misma y, además, está sujeta a nulos o escasos requisitos formales y/o legales, dado el carácter restringido de su difusión y uso.

En el otro grupo, nos encontramos con una Información Externa o Financiera, cuyo uso no es reservado. Fue a partir de 1990 cuando en España se obligó a la totalidad de las empresas societarias a depositar las Cuentas Anuales, documentos donde se plasma este tipo de información, en el Registro Mercantil al cual tiene acceso cualquier persona interesada, consiguiendo de este modo una publicidad total de la información contable. Pueden existir por tanto distintos tipos de usuarios de esta información que, o bien están vinculados de forma permanente a la empresa (Propietarios, Socios, Directivos, Empleados...), o bien están relacionados con ella (Clientes, Proveedores, Bancos e Instituciones de Crédito...) o bien pueden, en un futuro relacionarse con la misma (Analistas Financieros, otros Empleados...), o bien tienen un carácter institucional y/o capacidad reguladora de la actividad económica (Sindicatos, Organizaciones Empresariales, Ministerios...) y, además, existe un gran número de disposiciones emanadas de autoridades, organismos profesionales etc, que condicionan o regulan su contenido.